5 Tools mit denen Sie den Geschäftsalltag am Laufen halten

„Zusammen gegen die Ausbreitung des Coronavirus” - dieses Vorhaben unterstützen derzeit viele Unternehmen und schicken ihre gesamte Belegschaft ins Homeoffice. Ein großer Teil der Arbeitnehmer in Deutschland arbeitet bereits seit einigen Wochen per Remote, darunter Arbeitnehmer, die das erste Mal per Fernarbeit ihren Arbeitsalltag bewältigen. Manager und Führungskräfte stehen nun vor der Herausforderung, ihre Teams vollends virtuell zu führen und den Geschäftsalltag trotz dessen produktiv und effizient zu gestalten. 

Durch die ausgeprägte Homeoffice-Kultur bei Computer Futures führen unsere Manager ihre Teams bereits erfolgreich virtuell. Um die Zusammenarbeit effizient zu gestalten und die Teamkultur zu erhalten, sind nur wenige Tools notwendig. Welche Tools Sie dafür brauchen, haben wir folgend für Sie zusammengefasst.

Kommunikation: Microsoft Teams

Wie der Name schon verrät, können in Microsoft Teams Gruppen erstellt werden. In diese werden über die E-Mail-Adresse Mitglieder hinzugefügt, sodass die ausgewählten Personen dem Team beitreten können. Die Registerkarten ähnliche Anordnung der einzelnen Teams sorgt für einen optimalen Überblick der angelegten Gruppen. In dem jeweiligen Team-Bereich können Dokumente abgelegt, miteinander gechattet oder Notizen erstellt werden. Im Chat selber können Emojis, Gifs und Ähnliches versendet werden. Auch Dokumente können in den Gruppen-Ordnern abgelegt und von allen Mitgliedern bearbeitet werden. Ein besonderes Plus ist die gute Qualität der Videokonferenz-Funktion innerhalb des Teams. Die Anwendung ist auch als App verfügbar.

Dieses Tool verbindet ein Team über den ganzen Tag hinweg, unkompliziert und überaus effizient. Durch die Chat-Funktion bleibt die interne Kommunikation erhalten, dies trägt zum Erhalt der Team-Kultur in diesen schweren Tagen bei. 

Eine beliebte Alternative ist die Software Slack. Die Unterhaltungen finden hier in Channels statt, welche nach bspw. Themen, Projekten oder Teams organisiert sein können. Je nach Verwendungszweck können diese selbst benannt werden. Die geteilten Informationen bleiben so auffindbar und zugänglich.

Dokumente: Google Drive

Google Drive bietet sich an, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder relevante Dokumente für eine bestimmte Personengruppe zur Verfügung zu stellen. In Google Drive kann eine eigene Ordnerstruktur erstellt werden, in der die Dokumente abgelegt werden. Die Dokumente können online bearbeitet werden und Änderungen werden automatisch gespeichert. Über die Kommentarfunktion können freigegebene Kollegen in dem Dokument Anmerkungen und Änderungsvorschläge hinterlassen. Vorteil: Der Online-Speicher lässt auch große Datenmengen zu. 

Das Tool ist sehr praktisch für Teams, die keinen Zugriff auf das Firmennetzwerk haben oder regelmäßig bestimmte Dokumente benötigen. Durch das einfache Teilen kann so effizient und barrierefrei gearbeitet werden ohne eine E-Mail-Flut im Postfach zu verursachen.

Organisation und Management: Jira

Die Projektmanagement-Software Jira erleichtert die Teamarbeit durch das Zuteilen von Projekten, bei denen genau bestimmt wird, wer, was, wie lange macht. Durch die Schaffung von Transparenz können Team-Manager aber auch dessen Mitglieder erkennen, wer gerade welche Aufgaben verfolgt. Jedes Projekt wird einzeln angelegt, Meilensteine beschreiben dabei den Prozessfortschritt und über den Status ist ersichtlich, welche To Do’s noch ausstehen. Die zugewiesenen Projekte mit deren Teilaufgaben machen nicht nur tägliche Aufgaben transparent, sondern schaffen zugleich, Verbindlichkeiten im Team.

Die aktuelle Situation fordert die Strukturierung und genau Planung der offenen und bevorstehenden Projekte. Projektmanagement-Tools helfen, effizient zu planen und Prioritäten richtig zu setzen.

Video-Meetings: Zoom

Wenn man sich als Team nicht persönlich im Büro sieht, sollte man zumindest regelmäßigen Video-Kontakt halten. Bei Computer Futures beispielsweise werden die morgendlichen Stand-ups, bei denen jedes Team-Mitglied seine heutigen To Do’s vorträgt, in einem Video-Meeting gehalten. Neben Microsoft Teams erfreut sich Zoom immer größer werdender Beliebtheit. Zoom Cloud Meetings bietet eine hochauflösende Videoqualität und vereint bereits in der kostenlosen Version bis zu 100 Teilnehmer. Die Video-Chat-Länge ist in der kostenlosen Version jedoch begrenzt, Meetings können für maximal 40 Minuten angesetzt werden. Der Moderator kann während des Video-Chats seinen Bildschirm teilen oder Notizen auf ein virtuelles Whiteboard schreiben. Das Tool kann einfach als Add-on auf dem Desktop oder als App auf dem Smartphone gespeichert werden.

Mimik und Gestik sind entscheidend in einem Gespräch, Emotionen werden so besser transportiert, was der Gefahr von Missverständnissen entgegenwirkt. Gerade in Zeiten von Social Distancing sind kurze Video-Chats eine angenehme Abwechslung und erhalten das Team-Gefühl.

Online-Präsentationen: GoToWebinar

Mit GoToWebinar können Unternehmen ihre Botschaften auch weiterhin an große Gruppen per Livestream übertragen. Mit einer Teilnehmerzahl von bis zu 1000 Personen ermöglicht GoToWebinar Unternehmen auch in Zeiten von Corona, gewohnte Vorträge wie beispielsweise einem Monatsrückblick, Unternehmensupdates und Präsentationen, vor einer großen Zahl von Arbeitnehmern zu halten. In einem Dashboard lässt sich mit nur wenigen Klicks das gewünschte Webinar aufsetzen. Per Mail wird daraufhin der Link zum Webinar mit Startzeit versendet. Teilnehmer müssen zum bestimmten Zeitpunkt nur noch den Link klicken und werden automatisch in den virtuellen Webinarraum weitergeleitet. 

Die regelmäßige Kommunikation unternehmerischer Entwicklungen und Entscheidungen sind in Krisenzeiten besonders wichtig. Das Tool unterstützt Unternehmen dabei,  ihren Mitarbeitern regelmäßig Updates zu geben.

 

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