Wie gelingt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Das Stichwort „Automatisierung" wird heute immer häufiger in einem Atemzug mit der digitalen Transformation genannt. Doch tatsächlich scheuen sich viele Unternehmen noch davor, wichtige Prozesse zu automatisieren. Jedoch kann die Automatisierung viel Zeit sparen, die für das Kerngeschäft genutzt werden kann. 

Wir zeigen Ihnen, unter welchen Voraussetzungen die Automatisierung von Geschäftsprozessen gelingen kann.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?

Es gibt in jedem Unternehmen kaum einen Bereich bzw. Prozess, der nicht mithilfe einer Automatisierungslösung optimiert werden kann. Beispielsweise:

  • IT: Die IT als digitale Einheit des Unternehmens ist prädestiniert für Automatisierungsprozesse (engl. Process Automation (RPA)). So können z.B. Systeme automatisiert auf Fehler oder Hacks kontrolliert werden.
  • Vertrieb: Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich Prozesse mit einem CRM automatisieren, um z.B. neue Leads zu generieren.
  • Kundenbetreuung: Große Teile des Kundensupports lassen sich mithilfe automatisierter Prozesse vereinfachen. Das können einfache (Software-)Lösungen wie Frage-Antwort-Sektionen oder komplexe Programme wie Chatbots sein, die Kunden bei den wichtigsten Fragen weiterhelfen.

Was bedeutet Geschäftsprozess-Automatisierung?

Bei der Geschäftsprozess-Automatisierung (engl. Business Process Automation (BPA)) handelt es sich um die Automatisierung von Prozessen in Unternehmen. Damit lassen sich Routinetätigkeiten von Maschinen ersetzen oder beschleunigen. Umgesetzt wird die BPA mithilfe von Soft- oder Hardware. Ziel der BPA ist es, Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten und kontinuierlich zu optimieren. Vielfach kommt KI zum Einsatz, die als selbstlernendes System mit jedem neuen Prozess dazulernt und sich selbst verbessert.

Mögliche Vorteile einer Prozessautomatisierung

Die Prozessoptimierung für geschäftliche Prozesse kann viele Vorteile mit sich bringen:

  • Zeitersparnis: Routineaufgaben werden von Maschinen übernommen und werden in der Regel viel schneller durchgeführt.
  • Wettbewerbsvorteile: Durch die Zeitersparnis haben Mitarbeitende mehr Zeit, sich bspw. um Kunden, die Produktentwicklung oder andere strategische Themen zu kümmern. Das verschafft Unternehmen einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.
  • Kosteneinsparung: Da Computersysteme menschliche Aufgaben übernehmen können, lassen sich personelle Ressourcen sparen. Dadurch können wiederum Kosten gesenkt werden bzw. für die Unternehmensentwicklung genutzt werden.

So gelingt die Prozessautomatisierung

1. Vertrauen in die Technik erzeugen

Viele Menschen verbinden mit Automatisierung Kontrollverlust. Wer im Unternehmen Prozesse automatisieren möchte, muss dafür erst die notwendige Akzeptanz schaffen. Das geschieht zum einen durch Weiterbildung und zum anderen durch aktive Kommunikation der Vorteile der Technik. Ebenso sollte verdeutlicht werden, dass die Prozessautomatisierung nicht gleichbedeutend mit Stellenkürzungen ist. Die Software ist kein Feind, sondern unterstützt alle bei ihrer täglichen Arbeit, sodass mehr Zeit für das Wesentliche ist.

2. Den Bedarf ermitteln

Um Prozesse zu automatisieren, müssen Sie sich zunächst bewusst machen, welche Ziele Sie mit der Automatisierung erreichen wollen und welche Workflows z.B. damit optimiert werden sollen. Prüfen Sie außerdem, ob wirklich nur die Automatisierungslösung zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse beiträgt oder ob es ohnehin schon Verbesserungspotenzial an andere Stelle gibt. Führen Sie eine IST-Analyse durch und legen Sie fest, was der SOLL-Zustand sein sollte. Arbeiten Sie am besten auch mit einer SWOT-Analyse aus, ob sich eine Automatisierung in Ihrem Fall überhaupt anbietet. Sind Sie zu einem Ergebnis gekommen, entwickeln Sie anhand des tatsächlichen Bedarfs die benötigte Automatisierungslösung.

3. Nach geeigneter Soft- oder Hardware für die Geschäftsprozessautomatisierung suchen

Holen Sie sich Rat bei Ihrer IT-Abteilung oder externen Beratern ein, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Wichtig ist z.B. dass die Automatisierungslösung kompatibel mit der bestehenden IT-Infrastruktur ist oder überhaupt zu Ihren Prozessen passt. Nur so lässt sich eine Digitalisierung und damit Automatisierung Ihrer Prozesse erfolgreich umsetzen.

4. Eine Strategie zur Umsetzung entwickeln

Haben Sie Ihre Lösung gefunden, entwickeln Sie eine Strategie, wie Sie die Geschäftsprozessautomatisierung implementieren können.

5. Die BPA testen

Führen Sie umfangreiche Tests und Experimente durch, um die BPA-Lösung auf Herz und Nieren zu testen. Damit lässt sich sicherstellen, dass alle Abläufe zuverlässig automatisiert erfolgen.

6. Die BPA implementieren

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen, geht es an das Go-Live. Binden Sie hier alle Mitarbeitenden ein und binden Sie die Einführung am besten in Ihr Change-Management mit ein. Bitten Sie außerdem Ihre Mitarbeitenden um regelmäßiges Feedback, um die BPA-Lösung zu optimieren.

7. Planen Sie künftige Neuerungen mit ein

Die Prozessautomatisierung entwickelt sich dank KI rasant weiter. Bedenken Sie bereits heute, dass es in wenigen Jahren neue und bessere Lösungen gibt. 

Prozessautomatisierung in Unternehmen fängt im Kopf an

Zentral für die erfolgreiche Einführung der Geschäftsprozessoptimierung in Unternehmen ist die Bereitschaft aller, sich auf automatisierte Prozesse zu verlassen. Erst, wenn Sie diese Vorarbeit geleistet haben, ist an eine Umsetzung von Automatisierungslösungen zu denken. 

Sie sind auf der Suche nach dem geeigneten Personal, um Ihre Geschäftsprozesse vollständig automatisieren zu können? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und Spezialisierung unserer Personalberater. Wir stellen Ihnen gerne die passenden IT-Experten zur Verfügung - egal, ob Sie auf der Suche nach einer kurz-, mittel- oder langfristigen Lösung sind. 

Jetzt Kontakt aufnehmen

 

Computer Futures vermittelt seit 35 Jahren Fach- und Führungskräfte in der IT- und Technologiebranche in Freelance, Festanstellung und Expertenüberlassung. Wir sind Teil der SThree PLC, eine der weltweit führenden Personalberatungen für die MINT-Branche.