Flexibles Arbeiten: Unser „Knigge“ für Unternehmen

Die Arbeitswelt hat sich spätestens mit der Corona-Pandemie deutlich gewandelt bzw. hat das Bewusstsein für alternative Arbeitszeitmodelle hat sich verändert. Das Stichwort lautet „Flexibles Arbeiten“. In vielen Betrieben wird heute nicht mehr ausschließlich vor Ort in den immer gleichen Zeitabschnitten gearbeitet, sondern es gibt verschiedene Arbeitszeitmodelle oder hybride Teams. Wir zeigen Ihnen, worauf es beim flexiblen Arbeiten ankommt. Dabei gehen wir sowohl auf Arbeitnehmer/innen als auch auf Arbeitgeber/innen ein.

Die Basics für erfolgreiches flexibles Arbeiten sind für alle Beteiligten gleich  

Damit flexible Arbeitszeitmodelle funktionieren, müssen verschiedene Parameter stimmen: 

  • Kommunikation: Es muss jederzeit klar und transparent kommuniziert werden. So ist sichergestellt, dass alle im Team jederzeit auf demselben Stand sind. 
  • Vertrauen: In virtuellen Teams gilt dasselbe wie vor Ort. Nur dann, wenn alle einander vertrauen, ist Teamwork möglich. So müssen Arbeitgeber ihren Angestellten im Homeoffice vertrauen, ebenso müssen Arbeitnehmer ihrem Betrieb vertrauen können, dass sie im Homeoffice nichts Wichtiges im Unternehmen verpassen oder sie außen vorgelassen werden. 
  • Struktur und Disziplin: Je variantenreicher die Zusammenarbeit erfolgt, desto mehr Struktur ist erforderlich. Diese muss von Führungskräften gemeinsam mit den Teams erarbeitet werden, denn letztlich müssen sich alle daran halten.  

Im besten Fall profitieren alle Seiten von flexibler Arbeit. Arbeitnehmer sind meist motivierter, sie erfahren mehr Wertschätzung und können glücklicher mit ihrer Tätigkeit werden. Arbeitgeber wiederum profitieren von motivierten Teams und einer höheren Produktivität, was sich auf Innovation und Wirtschaftlichkeit positiv auswirken kann. 

Flexibles Arbeiten: 10 goldene Regeln für Arbeitgeber 

1. Treffen Sie klare Vereinbarungen

Wer flexible Arbeitszeitmodelle einsetzt, sollte immer klare Vereinbarungen treffen. Das bedeutet z.B., die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit genau abzustecken und eindeutig zu formulieren, was jeder und jede Einzelne im Team leisten sollte. Mit klaren Vereinbarungen gehen Verlässlichkeit und Transparenz einher. Diese wiederum stärken das Vertrauen in die Führung im Unternehmen. 

2. Wahlfreiheit ermöglichen

Flexible Arbeit bedeutet, dass Arbeitnehmer/innen in hohem Maße Freiheit in der Wahl ihrer Arbeitszeit und des Arbeitsplatzes genießen. Das bedeutet im Umkehrschluss nicht, dass Sie flexibles Arbeiten vorschreiben sollten. Wer dennoch seinen Job 9-to-5 erledigen möchte, sollte das ebenfalls tun dürfen. Allen Mitarbeitenden sollte freigestellt bleiben, in welchem Umfang und Rahmen sie die flexiblen Angebote warhrnehmen möchten. 

3. Lernen Sie loszulassen

Flexibles Arbeiten erfordert von Arbeitgeber/innen großes Vertrauen in die Arbeit und Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden. Fokussieren Sie sich auf die Ergebnisse der Teamarbeit und nicht darauf, wie diese erreicht werden.  

4. Vergessen Sie Ihre Führungsaufgaben nicht

Homeoffice oder Gleitzeit bedeuten nicht, dass Ihre Teams ganz ohne Führung bleiben sollten. Vielmehr sollten Sie Ihrer Führungsaufgabe gerecht werden und z.B. motivierend eingreifen. Wertschätzung sind ebenso wie konstruktive Kritik wichtig für die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. 

5. Schaffen Sie objektive Instrumente zur Leistungsmessung

Wenn Ihre Teammitglieder über verschiedene Standorte, zeitversetzt an einem Projekt arbeiten, sollten Sie am besten objektive Kriterien einführen, um Leistung zu messen. Definieren Sie diese KPIs am besten schriftlich und transparent für alle. 

6. Vergessen Sie nicht Ihre Fürsorgepflicht

Arbeitgeber/innen haben gegenüber ihren Beschäftigten eine Fürsorgepflicht. Entscheiden sich Ihre Mitarbeitenden für die Arbeit im Homeoffice, sollten Sie z.B. für eine adäquate Büroausstattung sorgen bzw. Ihre Beschäftigten dabei unterstützen. Halten Sie Regeln ein, wie keine Anrufe oder Mails in der Freizeit. Ebenso sollten Sie prüfen, dass Arbeitszeitenregelungen bzw. Pausenregelungen berücksichtigt werden. 

7. Sorgen Sie für regelmäßige Treffen (auch virtuell)

Ob Jour Fixe oder Daily Briefings, es gibt viele Möglichkeiten, um hybride Teams regelmäßig zu vereinen. Nutzen Sie diese Termine, um den Teamspirit zu stärken und alle immer wieder auf denselben Wissensstand zu bringen. 

8. Betreiben Sie Teambuilding

Es gibt auch virtuell die Möglichkeit, teambildende Maßnahmen durchzuführen. Vernachlässigen Sie diese nicht, denn sie tragen entscheidend zu einem guten Teamgefühl bei.  

9. Pflegen Sie eine Willkommenskultur

Arbeiten Sie Abläufe für ein strukturiertes und nachhaltiges Onboarding aus. So können Sie auch bei flexiblem Arbeiten dafür sorgen, dass neue Teammitglieder gleich einsetzbar sind und sie sich wohlfühlen. 

10. Betrachten Sie flexibles Arbeiten als Teil der Unternehmenskultur

Nur wenn flexible Arbeitszeitmodelle mit Ihrer Corporate Identity vereinbar sind bzw. ein Teil dieser werden, kann diese Form des Arbeitens erfolgreich werden. 

Flexibles Arbeiten: 8 „Knigge-Regeln“ für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

1. Feierabend ist Feierabend

Auch wenn die Trennung von Privatem und Beruflichem im Homeoffice erschwert wird, gilt auch hier, dass es einen Feierabend geben muss. Wenn Ihre Arbeitszeit zu Ende ist, wird dann auch am besten der Rechner heruntergefahren.  

2. Seien Sie ehrlich zu sich

Flexibles Arbeiten erfordert z.B. im Homeoffice ein großes Maß an Eigenständigkeit und noch mehr Disziplin. Dafür ist nicht jeder oder jede geeignet. Wenn Sie feststellen, dass Sie im Office produktiver sind, sollten Sie sich nicht scheuen, dann auch überwiegend vor Ort zu arbeiten. 

3. Vertreten Sie Ihre Rechte selbstbewusst

Auch wenn Sie im Homeoffice sind, gelten z.B. Regeln wie das Arbeitszeitgesetz. Entsprechend sollten Sie Ihre Rechte geltend machen, sollten Ihre Arbeitgeber Sie z.B. regelmäßig an Wochenenden oder nach der regulären Arbeitszeit mit Aufgaben betrauen wollen. 

4. Werden Sie sich Ihrer Verantwortung bewusst
Wer flexible Arbeitszeitmodelle nutzt, muss manchmal mehr Verantwortung tragen und Entscheidungen fällen.  

5. Betreiben Sie Zeitmanagement

Je autarker Sie arbeiten, desto wichtiger ist eine feste Struktur, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Nutzen Sie gängige Zeitmanagementmethoden, um Ihre Arbeitszeit optimal zu gestalten.  

6. Kommunizieren Sie transparent

Ganz gleich, ob es um den Status Ihres Projekts oder um Termine geht, Sie sollten jederzeit transparent für Ihre Arbeitgeber/innen bleiben. Teilen Sie z.B. Zwischenergebnisse oder Termine über Kollaborationstools. 

7. Legen Sie sich eine Tagesroutine zu

Wer von zuhause oder von unterwegs arbeitet, muss auf den festen Rahmen des Arbeitsplatzes im Unternehmen verzichten. Umso wichtiger ist es für Sie, sich eine feste Tagesroutine zuzulegen. Achten Sie dabei auch auf Ihren Arbeits- und Biorhythmus.  

8. Vernachlässigen Sie nicht den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen

Gerade hybride Teams können sich zwischendurch nicht an der Kaffeemaschine oder am Mittagsbuffet austauschen. Nutzen Sie deshalb regelmäßige Termine, um sich über berufliche oder auch private Dinge zu unterhalten.  

Erfolgreiches flexibles Arbeiten muss auch gewollt werden  

Auch wenn flexibles Arbeiten viele Vorteile für Arbeitnehmer/innen und Arbeitgeber/innen bringt, ist es nicht die einzig mögliche Form der Zusammenarbeit. In manchen Unternehmen oder Abteilungen sind z.B. hybride Teams gar nicht möglich. Andere Betriebe wollen an ihren bisherigen Modellen festhalten. Dann wäre ein Umstieg auf flexibles Arbeiten vermutlich eher kontraproduktiv. Damit flexible Arbeitszeitmodelle Erfolg haben, sollten diese z.B. auch im Rahmen eines Change-Prozesses fest in die Unternehmenskultur implementiert werden.

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