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Wissensmanagement ist einer der Grundpfeiler eines erfolgreichen Unternehmens. Egal, ob man dabei an die allgemeine Zusammenarbeit, natürliche Mitarbeiterfluktuation oder die Situation im Homeoffice denkt – die strukturierte Aufbewahrung und Handhabung unterschiedlichster Daten ist für jedes Unternehmen essenziell. Dabei erlebt im Rahmen des unternehmensinternen Wissensmanagements insbesondere die Enterprise Search eine große Aufmerksamkeit. In unserem Artikel geben Ihnen die Suchexperten aus dem Düsseldorfer IT-Unternehmen Raytion einen genauen Überblick über die Enterprise Search sowie die Vorteile und Möglichkeiten der Suchmaschine.

Worum geht es bei der Enterprise Search und was zeichnet sie aus?

Eine Enterprise Search ist eine Informationssuche im Unternehmen, die sich dabei auf das Intranet, also das Firmennetzwerk, beschränkt. Der Fokus der Suche liegt dementsprechend auf internen Dokumenten. Dabei lassen sich – unter bestimmten Sicherheitsregeln und Nutzerberechtigungen – alle vorhandenen Dokumente durchsuchen. Diese Dokumente werden von Mitarbeitern abgelegt und befinden sich in einem oder mehreren Quellsystemen.

Um die Daten zu strukturieren, wird ein Suchindex automatisiert aufgebaut. Dies ist letztlich mit einem Glossar eines Buches vergleichbar. Die Suche orientiert sich nach diesem Index und gleicht ab, welche Dokumente am besten zur Suchanfrage passen. Darauf basierend werden die relevantesten Ergebnisse aufgelistet.

Um eine Suche erfolgreich durchzuführen, verwendet die Enterprise Search sowohl bestimmte Konnektoren, die das Quellsystem mit der Suchmaschine verbinden, als auch sogenannte Crawler, also ein Computerprogramm, das Webseiten analysiert. Diese durchsuchen und iterieren den gesamten Datenbestand, wobei die Größenordnung zwischen Hunderttausend und Hundert Millionen indexierter Dokumente liegt – zum Vergleich: Die Größenordnung der indexierten Webseiten auf Google liegen bei ca. 130 Billionen.

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Raytion wurde vor 20 Jahren gegründet und ist einer der führenden Spezialisten für Enterprise Search. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Portfolio von Dienstleistungen und Produkten, das die Suchtechnologien der maßgeblichen Hersteller ergänzt.

Die Lösungen von Raytion sind weltweit bei hunderten Kunden und für mehr als 10 Millionen Nutzer im Einsatz. Erfahren Sie mehr.

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Was unterscheidet die Enterprise Search von der Google Search?

Der grobe Ablauf zwischen der Suche auf Google und der Enterprise Search gestaltet sich grundsätzlich gleich: Nach Eingabe der Anfrage in eine Suchleiste werden Ergebnislisten ausgegeben, in denen sich das gewünschte Dokument finden lässt. Der primäre Unterschied zwischen der unternehmensweiten Suche und Google Search ist sozusagen der „Ort”, der durchsucht wird. Die Enterprise Search durchsucht das Intranet, also interne Quellsysteme, die sich innerhalb des Firmennetzwerks befinden. Die Google Search durchsucht hingegen das Internet bzw. das World Wide Web und damit öffentlich zugängliche Informationen.

 Zur Veranschaulichung: „Intra” und „Inter” stammen aus dem Lateinischen und bedeuten „innerhalb” und „zwischen”. Enterprise Search beschreibt demnach die Suche im „inneren Netz“ und die Google Search ist die Suche im „externen Netz“.

Ein weiterer Unterschied ist, dass man mit der Enterprise Search eine Vielzahl von Dateiformaten durchsuchen kann, wie zum Beispiel Word, PDF, Excel, E-Mails, Kalendereinträge, Videos, PowerPoint, JPGs und Datenbanken. Google ist hingegen auf Internetseiten, Bilder-, Video- und E-Commerce-Suchen fokussiert.

Welche Vorteile hat die Enterprise Search?

Innerhalb eines Unternehmens speichert jeder seine Dokumente unter abweichenden, uneinheitlichen Namen, in verschiedenen Ordnern und Dateiformaten ab. Wie bekommt man in diesem Fall einen Durchblick, geschweige denn das richtige Dokument?

Anders als bei den Ergebnissen der Google Suche sind die Eigentümer der Inhalte interne Mitarbeiter des gleichen Unternehmens und keine externen unbekannten Autoren. Die insgesamt geringere Größe des Datenbestands lässt Metadaten eine große Rolle spielen, die User nutzen können, um Dokumente besser zu filtern. Metadaten beinhalten unter anderem Informationen über den Autor oder den Empfänger, das Erstellungsdatum, das Dateiformat, den Speicherort u.v.m. Der User macht sich also sein Wissen über das zu findende Dokument durch all diese Filter zunutze und kann so bspw. Dokumente sogar nach Kunden oder dem Jahresumsatz eines Unternehmens filtern.

Eine weitere Möglichkeit zur besseren Auffindbarkeit von Dokumenten im Rahmen der Enterprise Search ist es, „Best Bets“ einzusetzen. Mithilfe dieser werden die relevantesten Dokumente zuerst in der Ergebnisliste angezeigt. Recommended Links, die nach dem Suchverhalten des Nutzers gehen und verwandte Links zu ähnlichem Inhalt anzeigen, werden ebenfalls eingesetzt. Diese helfen Nutzern, Informationen besser aufzufinden.

Inwiefern kann eine Enterprise Search auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen abgestimmt werden?

Die Enterprise Search ist eine intuitive Suche und kann dabei ganz flexibel an individuelle Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. Damit der Benutzer ein einheitliches Erlebnis im Intranet erhält, passt man die Suche an Corporate-Design-Richtlinien und Styleguides des Unternehmens an. Das Suchinterface selbst wird dabei auch farblich, sprachlich, designtechnisch oder in jeder Hinsicht den Kundenanforderungen gerecht. Auch die sich verändernde Datenmenge in einem Unternehmen kann maßgeschneiderte Anpassungen erhalten. Denn sobald neue Dokumente hinzukommen, alte gelöscht oder abgeändert werden, müssen diese genauso leicht auffindbar sein wie die bestehenden Daten. Die Anpassungen orientieren sich dabei am Unternehmen, den Nutzergruppen oder den Use Cases. Man hat einerseits die Möglichkeit, Einstellungen für die Organisation und Anzeigen von Informationen selbst genau festzulegen. Andererseits gibt es Out-of-the-Box Integrationen mit voreingestellten Funktionen zum Übernehmen, wenn man keine Anpassungen vornehmen möchte. Auch moderne Kollaborationstools wie Microsoft Teams können direkt integriert werden.

Über Raytion

Raytion ist ein international tätiges IT-Beratungsunternehmen, das auf Collaboration, Search und Cloud spezialisiert ist. Als einer der führenden herstellerunabhängigen Full-Service-Spezialisten für Enterprise Search unterstützt die Firma den vollständigen Lebenszyklus von unter­nehmensweiten Suchplattformen und suchbasierten Anwendungen. Seit 2001 implementiert und betreut Raytion IT-Lösungen für Global-500-Unternehmen und -Organisationen weltweit.

Sie möchten in Kontakt treten und sich direkt zur Enterprise Search und weiteren Themen rund um die IT-Landschaft beraten lassen? Dann nehmen Sie direkt Kontakt auf unter https://www.raytion.de/kontakt oder +49 211 55 02 66 0. 

Über Computer Futures

Computer Futures ist eine der weltweit führenden Personalberatungen in der IT- und Technologiebranche und unterstützt Raytion regelmäßig mit den passenden IT-Fachkräften. Sie sind derzeit auf der Suche nach dem passenden IT-Personal? Dann treten Sie direkt mit uns in Kontakt und lassen Sie sich von unseren spezialisierten Recruitern individuell beraten.