Bis zum Ausbruch der Corona Pandemie hatte sich ein Großteil der Firmen in Deutschland den Themen Homeoffice und Digital Workplace konsequent widersetzt oder sie nur zögerlich umgesetzt. Doch das Jahr 2020 brachte die Wende: In zahllosen Bereichen, in denen es technisch und organisatorisch möglich war, musste in kurzer Zeit das Umfeld für ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten geschaffen werden. Mit dem Smart Workplace wurde somit ein Trend beschleunigt, der bereits vor einigen Jahren begonnen hatte.
Smart Workspaces – eine Definition
„Im Grunde bezeichnet der Begriff eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter entweder firmeneigene oder private mobile Endgeräte verwenden, um damit zu kommunizieren, zu interagieren und zusammenzuarbeiten. Ganz gleich, ob vom Büro, von unterwegs oder von zuhause aus.“ (IT Zoom)
Unter Smart Workspaces oder Smart Workplace versteht man demnach eine umfassende, digitale Plattform, über die sich Mitarbeiter innerhalb der Unternehmensorganisation austauschen können. Die Digitalisierung ermöglicht es, dass dabei weder der Ort noch die genutzte Hardware eine Rolle spielen. Über mobile Endgeräte wie Laptops, Smartphones oder Tablets kann die Arbeit von überall aus erledigt werden, wo eine Internet-Verbindung vorhanden ist. Dies kann entweder im Homeoffice, im Café oder sogar in einem andern Land sein. Der Smart Workspace vereinfacht somit das tägliche Arbeiten und revolutioniert die Arbeitswelt.
Tools im Smart Workspace
Gleichzeitig sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Organisation über die technologische Grundlage verfügt, um ihren Mitarbeitern einen Smart Workspace zu ermöglichen. Hierzu zählen Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Zoom und eine VPN-Verbindung, um den sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu gewährleisten. Programme wie Sharepoint ermöglichen zudem die digitale Ablage und den unternehmensinternen Austausch von Dateien.
Vor- und Nachteile des Smart Workspaces
Dank eines mobilen Workspaces können Mitarbeiter ihr Berufs- und Privatleben besser vereinen. Sie ersparen sich das Pendeln und können zugleich mehr Zeit mit der Familie verbringen. Außerdem sparen die Unternehmen Kosten, wenn sie etwa in teuren Innenstädten weniger Büroräume anmieten müssen.
Vorgelebt werden die Modern-Workspace-Konzepte von den IT-Dienstleistern selbst: Bei SAP befinden sich z.B. derzeit über 83.000 mobile Endgeräte im Einsatz und bieten über 300 Anwendungen an, um die eigenen Geschäftsprozesse zu mobilisieren.“ (IT Zoom)
In vielen Fällen sind jedoch zuerst Anpassungen der bestehenden IT-Infrastruktur und etablierter Prozesse erforderlich, um die mobilen Endgeräte optimal zu verwalten und in das Unternehmen einzubinden. Da die IT jedoch einem ständigen Wandel und fortlaufender Weiterentwicklung unterliegt, sind Firmen mit diesem Thema häufig überfordert.
Work-Life-Balance im Smart Workspace?
Der ursprüngliche Gedanke des Homeoffice, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu fördern, kann leider schnell ins Gegenteil umschlagen: Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes bringt mit sich, dass von Mitarbeitern immer häufiger verlangt wird, immer und überall erreichbar zu sein. Mit diesem Druck kommen viele nicht klar und arbeiten im Umkehrschluss sogar im Homeoffice länger und mehr, als sie es noch im physischen Büro getan hätten.
Damit Modern-Workspace-Konzepte nicht zum Scheitern verurteilt sind, sollten Unternehmen mit ihren Mitarbeitern daher frühzeitig ins Gespräch gehen. Es sollte regelmäßig Feedback eingeholt werden, ob diese Arbeitsform den Mitarbeitern zusagt und wie damit umgegangen wird. Zudem sollte auch die Möglichkeit gegeben werden, weiterhin im Büro zu arbeiten. Für manche ist die Flexibilität des Smart Workspaces genau das richtige, um in Ruhe konzentriert an ihren Projekten zu arbeiten. Einige haben jedoch zuhause nicht nicht den Platz oder die technischen Möglichkeiten und gehen lieber weiterhin ins Büro. Eine Hybrid-Lösung kann hier einen guten Kompromiss darstellen, bei dem die Bedürfnisse aller Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Dass sich ein Umdenken hinsichtlich der Arbeitsprozesse für Unternehmen lohnen kann, steht außer Frage. Die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes ist zudem ein Schlüsselargument, um sich als attraktiver Arbeitgeber gegenüber der Konkurrenz bei den Bewerbern darzustellen.
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