Die Arbeitswelt ist spätestens seit der Corona-Pandemie flexibler geworden. Wir arbeiten im Büro, im Homeoffice oder im Zug auf dem Weg zum Kunden, und das nicht nur allein, sondern auch im Team. Doch was zeichnet erfolgreiche hybride Teams aus? Wir geben Ihnen neun praktische Tipps.
1. Primus inter pares: Es muss ein Projektmanagement und klare Strukturen geben
Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Team ist ein strukturiertes Projektmanagement. Unabhängig davon, ob Sie remote oder vor Ort als Team zusammenarbeiten, bedarf es immer mindestens einer Person, die den Überblick über Milestones, Deadlines oder andere Ziele hat. Beim Projektmanagement laufen auch bei hybriden Teams die Fäden zusammen. Das bedeutet nicht, dass Sie in hybriden Teams flache Hierarchien aufgeben müssen. Vielmehr ist das Projektmanagement mit besonderer Verantwortung betraut, steht aber hierarchisch nicht über den anderen Teammitgliedern.
2. Kommunikation ist alles: Einigen Sie sich im Team auf ein gemeinsames Kommunikationstool
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um über verschiedene Standorte hinweg miteinander zu kommunizieren. Damit Ihre hybriden Teams erfolgreich arbeiten können, sollten Sie sich auf feste Kommunikationskanäle einigen. So gehen keine E-Mails oder Arbeitsaufträge verloren. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder mit dem Tool problemlose arbeiten können.
Sinn ergibt ein einziges Kommunikationstool auch aus Gründen der Compliance. Mit nur einem Tool ist der Datenschutz besser einzuhalten als mit einem bunten Strauß an Kommunikationsmöglichkeiten.
3. Ohne Tools kein Erfolg: Einigen Sie sich im Vorfeld auf die zentralen Kollaborationstools
Sicher wäre es auch möglich, Arbeitsaufträge und andere Dokumente im Team per E-Mail zu versenden. Allerdings wäre ein solches Vorgehen sehr ineffizient und würde wertvolle Zeit kosten. Empfehlenswert sind gängige
Kollaborationstools, die zum einen die Kommunikation erleichtern und zum anderen die Möglichkeit geben, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder diese zu teilen.
Es ergibt auch Sinn, vor der Zusammenarbeit in hybriden Teams sicherzustellen, dass alle Teammitglieder perfekt mit dem jeweiligen Tool umgehen können. Es kann sich lohnen, im Vorfeld alle zu schulen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
4. Sharing is caring: Teilen Sie Ihre wichtigen Termine mit den anderen Teammitgliedern
Wenn alle im Team wissen, wann wer Zeit hat oder wann Termine anstehen, können alle gegenseitig Rücksicht nehmen. Teilen Sie deshalb wichtige Termine im Team, so vermeiden Sie Missverständnisse oder stressige Situationen.
5. Do not disturb: Legen Sie Kommunikationsregeln fest
Nicht jeder und jede arbeitet in hybriden Teams zur selben Zeit. Während die einen in den frühen Morgenstunden arbeiten, während die Kinder in der Kita sind, starten andere vielleicht erst mittags mit ihren Aufgaben. Geben Sie deshalb im Team genau an, wer wann per Telefon oder Mail erreichbar ist. So kann jeder seine produktive Phase so effektiv wie möglich nutzen. Vereinbaren sie auch mögliche „Sprechstunden“. So ist sichergestellt, dass das Gegenüber auch voll bei der Sache ist.
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6. Das Ergebnis zählt: Reduzieren Sie die Kontrolle
Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg hybrider Teams ist Vertrauen. Insbesondere Führungskräfte oder das Projektmanagement neigen dazu, den Arbeitsfortschritt der Teammitglieder kontinuierlich überprüfen zu wollen. Denken Sie jedoch daran, dass vor allem das Ergebnis zählt. Wie Ihr hybrides Team dieses Ziel erreicht, ist zweitrangig. Stattdessen sollte im Team vor allem die Eigenverantwortung gestärkt werden. Dass kann wiederum die Motivation erhöhen und sich in der Folge positiv auf die Produktivität auswirken.
7. Präsent sein: Bleiben Sie in Videokonferenzen fokussiert
Videokonferenzen sind elementar für den gegenseitigen Austausch in hybriden Teams. Deshalb sollten alle Teilnehmenden auch zu 100 Prozent dabei sein. Nebenbei Mails beantworten oder Kurznachrichten schreiben ist tabu. Ein Vorteil: Wenn alle im Videocall fokussiert sind, wird das Online-Meeting auch nicht länger dauern.
8. Ein Team, ein Ziel: Sorgen Sie dafür, dass online und offline ein Team sind
Eine große Herausforderung für hybride Teams besteht darin, dass nicht immer alle die maximale Flexibilität nutzen und vorwiegend im Office arbeiten, während andere wiederum mehr Zeit im Homeoffice verbringen. Und genau an dieser Stelle ist es wichtig, dass kein „Wir im Homeoffice und die im Büro“-Feeling entsteht. Führungskräfte sollten deshalb für einen regelmäßigen Austausch sorgen und z.B. auch den Kontakt zu den Arbeitskräften suchen, die nicht im Büro vor Ort arbeiten.
9. Eine für alle, alle für einen: Betreiben Sie aktives Teambuilding
Ganz gleich, ob als Maßnahme an einem festen Ort oder virtuell, Teambuilding-Maßnahmen sind gerade für hybride Teams wichtig. Vereinbaren Sie feste Termine, um gemeinsame Aktivitäten zu starten oder etwas zu erleben. Mittlerweile gibt es viele Anbieter, die sich auch auf Remote-Teamevents spezialisiert haben, sodass Teambuilding problemlos auch in hybriden Teams an verschiedenen Orten der Welt gefördert werden kann.
Diese Events sorgen dafür, dass sich alle Teammitglieder besser kennenlernen und so das Vertrauen untereinander gestärkt werden kann.
Die Basics für erfolgreiche Teams haben auch bei hybriden Teams Gültigkeit
Erfolgreiche Teamarbeit hängt nicht davon ab, ob Sie an einem gemeinsamen Ort zusammenarbeiten oder an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeiten. Deshalb sind nicht alle dieser neun Tipps allein auf hybride Teams beschränkt. Was aber gerade bei hybrider Teamarbeit unbedingt stimmen muss, ist die Technik. Ohne sie wird die Zusammenarbeit ineffizienter und im schlimmsten Fall unproduktiv.
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