Das Ziel eines erfolgreichen Onboardings ist es, neue Mitarbeiter durch gezielte Trainings und Gespräche in die neuen Aufgaben einzulernen und sie an ihr neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen, damit sie sich schnellstmöglich in der neuen Rolle einfinden können. Hierzu gehören neben dem fachlichen Input auch die regelmäßigen sozialen Kontakte mit dem neuen Team.
In Zeiten von Corona sehen sich Unternehmen einer zusätzlichen Herausforderung in diesem Zusammenhang gegenübergestellt: Einem rein digitalen Onboarding. Wie kann ein solcher Prozess ohne den direkten persönlichen Kontakt funktionieren? Wir haben Ihnen die wichtigsten Tipps im folgenden Artikel zusammengestellt.
Onboarding komplett digital – geht das?
Sowohl für Unternehmen als auch für die Mitarbeiter selbst, ist ein reiner digitaler Einstellungsprozess eine große Herausforderung. Bewerbungsgespräche via Skype gehören mittlerweile schon zu den gängigen Methoden, wenn der Bewerber aus verschiedenen Gründen nicht persönlich zum Vorstellungsgespräch erscheinen kann. Doch ein komplettes digitales Onboarding ist hingegen noch nicht so verbreitet.
Manche Unternehmen, die in Vergangenheit schon viel mit Remote Freiberuflern oder Mitarbeitern aus anderen Ländern zusammengearbeitet haben, konnten bereits Erfahrungen bei der digitalen Einarbeitung sammeln. Für einen solchen Prozess benötigen Sie jedoch nicht nur die technischen Voraussetzungen, sondern sollten dabei auch stets die Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten eines neuen Mitarbeiters und seine Eingliederung in das neue Team berücksichtigen.
Phasen des Onboardings
Der Onboarding-Zeitraum kann je nach Rolle des neuen Mitarbeiters und vieler anderer Faktoren von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern. Er besteht jedoch immer aus den folgenden Phasen:
Preboarding: Im Preboarding liegt ein besonderes Augenmerk auf der sozialen Integration ins neue Team und Unternehmen. Der neue Mitarbeiter sollte spüren, dass der Arbeitgeber sich um ihn kümmert. In dieser Phase sollten neben ersten fachlichen Informationen auch organisatorische Aspekte kommuniziert werden (z.B. Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Arbeitskleidung etc.).
Orientierung: Die Prozess-Phase „Orientierung“ soll mit dem 1. Arbeitstag einen tollen Start im neuen Unternehmen bieten. Der erste Eindruck von Team, Vorgesetzten und Unternehmen zählt mehr als man denkt. Diese Phase umfasst ca. die ersten Wochen des neuen Mitarbeiters.
Einarbeitung und Integration: Hier liegt der Fokus auf einer strukturierten und effizient fachlichen Einarbeitung. Je besser diese gestaltet ist, desto früher kann der neue Mitarbeiter produktiv arbeiten. Enorm hilfreich ist hierbei ein durchdachter Einarbeitungsplan.
Praxis-Tipps für das digitale Onboarding
Im folgenden Absatz finden Sie konkrete Praxistipps für die digitale Einarbeitung von neuen Mitarbeitern:
1. Organisation ist alles
Dokumentieren Sie Ihren Onboarding Prozess, sodass dieser leicht adaptierbar und auch digital umsetzbar ist. Ihr Onboarding-Dokument sollte die Form einer To-do-Liste aufweisen. Teilen Sie es direkt von Beginn an mit Ihrem neuen Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass Sie die Erwartungen teilen und beide auf dem gleichen Stand sind. Das Dokument sollte zudem in verschiedene Abschnitte eingeteilt sein, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu verfolgen und zugleich die Motivation zu steigern.
Aufgeführte Punkte in dieser Liste können sein:
- Dinge, die vor dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters zu erledigen sind, einschließlich einer E-Mail zur Begrüßung ans Team und auszufüllende Unterlagen (z.B. Steuer-, Lohn- und Versicherungsformulare).
- Informationen, um den neuen Mitarbeiter umfassend zum Unternehmen, zum Produkt oder zur Dienstleistung abzuholen. Zum Beispiel mit Fakten über das Unternehmen, einer Einführung in relevante Tools und Software, Login/Passwort-/Sicherheitsinformationen und einer Liste der Mitarbeiter und wie man mit ihnen in Kontakt treten kann.
- Beschreibungen wiederkehrender Aufgaben, einschließlich der regelmäßigen Catch-ups mit dem Vorgesetzten und alles andere, das Ihnen einfällt, damit sich Ihr neuer Mitarbeiter trotz des fehlenden persönlichen Kontakts wie ein geschätztes Mitglied Ihres Teams fühlt.
2. Persönliche Gespräche über Video-Konferenz
Neue Mitarbeiter sollten persönlich begrüßt werden. Dies gibt dem neuen Teammitglied die Möglichkeit, sich selbst vorzustellen, Fragen zu stellen und sich die Namen der neuen Kollegen anhand der Gesichter schneller einzuprägen.
Mit dem passenden Video-Konferenz-Tool müssen Sie auf diese persönliche Kommunikation auch in Zeiten von Corona nicht verzichten. Durch die Integration von Video-Konferenzen in Ihren Onboarding-Prozess bringen Sie das Büro zu Ihren neuen Mitarbeitern. Wie wäre es für den ersten Tag zum Beispiel mit einem Team Lunch? Oder einem virtuellen Rundgang durch das Büro?
3. Klare Erwartungen und Ziele festlegen
Insbesondere für den neuen Mitarbeiter ist es wichtig, dass Sie von Beginn an klare Ziele und Erwartungen kommunizieren. Durch den fehlenden direkten und persönlichen Umgang können leicht Missverständnisse entstehen. Sitzt man hingegen gemeinsam im Team im Büro, ist die Hemmschwelle geringer, Nachfragen zu stellen. Diese würde man eventuell am heimischen PC nicht stellen, da man hier extra eine E-Mail schreiben oder einen Anruf tätigen müsste.
Eine andere Möglichkeit neuen Mitarbeitern Ziele zu setzen, an denen sie engagiert arbeiten können, ist die Zuweisung eines Mentors oder Coaches aus dem Team. Dessen Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeiter trotz des fehlenden persönlichen Kontakts wie ein Mitglied der Arbeitsfamilie fühlt.
4. Socializing mit dem neuen Team
Dies ist möglicherweise der schwierigste Teil des digitalen Onboarding-Prozesses. Die Unternehmenskultur wird mühelos vermittelt, wenn neue Mitarbeiter vor Ort Zeit im Büro verbringen und mit ihren Kollegen interagieren. Aber wie lernen die Mitarbeiter per remote die beruflichen und sozialen Normen eines Unternehmens kennen?
Es ist zwar ein wenig Arbeit erforderlich, aber der Aufbau von Beziehungen zwischen den Kollegen vor Ort und den Kollegen außerhalb des Unternehmens ist die Mühe durchaus wert. Kommunikation ist der Schlüssel. Das Sprechen "von Angesicht zu Angesicht" über Videochats, Instant Messaging und Konferenzgespräche hilft, Verbindungen zu pflegen. Denken Sie immer daran, dass Sie auch Mitarbeiter an anderen Standorten in Besprechungen einbeziehen und sie ermutigen, ihre Ideen und Meinungen zu teilen.
5. Regelmäßig Feedback einholen
Ständige Evaluierung und Anpassungen sind wichtig. Bitten Sie neue Mitarbeiter nach dem Onboarding um Rückmeldung zum Prozess und zu den ersten Wochen im neuen Unternehmen. Was hätten Sie besser oder anders machen können oder sollen? Welche Fragen wurden gestellt, die Sie nicht erwartet haben? Haben Sie genügend Unterstützung angeboten, damit sich Ihre neuen Mitarbeiter bei der Arbeit per remote wohl fühlen?
Je mehr Feedback Sie erhalten, desto besser, denn jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Dies gilt nicht nur für die angebotene Dienstleistung und das Produkt, sondern auch für die Art und Weise wie die Mitarbeiter untereinander agieren und kommunizieren.
Digitales Onboarding – bald schon Routine?
In Zeiten von Corona ist das digitale Onboarding ein wichtiger Schritt, um in vielen Unternehmen den normalen Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten. Indem der Einstellungsprozess sowie das Einlernen des neuen Mitarbeiters digital erfolgt, können neue Mitarbeiter trotz allem zum Vertragsbeginn starten. Zudem müssen Unternehmen keinen Einstellungsstopp anordnen, aus Angst, die neuen Mitarbeiter nicht onboarden zu können.
Die Wochen nach der Corona-Pandemie werden zeigen, inwieweit sich das digitale Onboarding auch in die normalen Unternehmensprozesse eingliedert. Der Digitalisierungs-Trend spricht jedoch dafür, denn auch Homeoffice, Video-Konferenzen und andere digitale Prozesse gehören immer häufiger zum Alltag deutscher Arbeitnehmer.
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