リモートでのオンボーディングを経験してわかったこと

4月といえば日本では年度の始まりであり、多くの人が新しい仕事を始める時期です。Computer Futuresを展開するSThree Japanも例外ではなく、4月1日には9名の新入社員をチームに迎え入れました。しかし、新型コロナウイルス感染症から社員を守るため、3月からオフィスのメンバーは在宅勤務を続けており、4月に入社するメンバーについては入社や研修など一切のオンボーディングプロセスをリモートで行うこととなりました。私たちにとっても全く初めての経験です。

SThree Japanの代表取締役であるグラント・ハブグッドは、「この激動の時代に、当社の企業理念の一つである”Care Then Act(相手を思いやり、行動する)”を示す絶好の機会となりました」と述べています。 

これまでの経験に基づいて、組織として何がうまくいったのか、そして今後改善していくべき点について、いくつかの洞察をまとめました。 

 

うまくいった点

  • リモートアクセス 

言うまでもなく、リモートでのオンボーディングは、社員のリモートワークを可能にする堅牢なシステムがないとできません。 SThreeでは、世界中どこからでも仮想デスクトップにアクセスできたり、テレビ会議設備が整えられていたりと、リモートワークを実現するための様々なシステムを用意しており、多くの従業員がその恩恵を受けています。  

さらに、SThreeは3月末までにMicrosoft Teamsを導入し、全従業員のアクセスを確保しました。これにより、全員がリモートワークをしている状況でも、新入社員が気軽に質問をしたり、チームメンバーとの関係を築いた離するための大きな助けとなっています。  

 

  • オンライントレーニングのためのシステムとリソース 

トレーニングは、社員一人ひとりがキャリアにおける目標を達成するために重要なものであると同様に、オンボーディングの重要な部分です。Teamsの導入により画面共有機能を活用してトレーニングを簡単、そしてわかりやすく行うことができるようになったことに加え、以前からSThreeが積み上げてきた豊富なeラーニングのためのリソースは、個人のキャリアの短期的・長期的な目標を計画する際にとても有用です。 

Computer Futuresの新しいメンバーである新入社員の一人である井形美悠は、今回の体験を以下のように話します。「入社する前は、リモートだとやるべきことがわからなくなってしまうのではないかと少し心配していましたが、SThreeの様々なシステムのおかげで実際には上司や同僚、トレーナーと簡単に連絡を取り合うことができ、その心配もなくなりました」。

 

  • つながりを保つための工夫をする 

意識してコミュニケーションを密に取り、チームやビジネス全体のつながりを保つことは、普段に増して重要となっています。そのため、自分は1人ではなく、周りのメンバーに支えられていると感じられるような工夫を行っています。もう一人の新入社員である近藤さやは、「1日2回、チームのキャッチアップミーティングがあるので、チームメンバーとのコミュニケーションが取りやすくなっています。また、チームメンバーは非常に協力的で気軽に質問ができます。メンバーのことをより良く知るため、チーム内でSpotifyのプレイリストを共有する試みもありました」と話します。

また、社内のソーシャルメディアチャンネルを活用して、仕事以外のカジュアルなコミュニケーションを推進しています。例えば、「自宅のオフィスの写真を投稿する」「サッカーのジャグリングチャレンジの動画を投稿する」などは、多くのエンゲージメントを得ています。また、新入社員には簡単な自己紹介文をこのチャンネルに投稿してもらい、良い交流の場となっています。 

 

現在取り組んでいる点 

  • 情報のインプット量 

新入社員がガイダンスもなく、やるべきことがわからなくなってしまわないように配慮した結果、一度に多くの情報を与えすぎてしまうことがあります。新入社員の興味を引き続け、必要な情報の全てを与えることは確かに重要ですが、新しい情報を消化するための時間を与えることもプロセスの助けになります。 

 

  • 他人や環境から学ぶ機会を充実させる

全員がオフィスで働いていることの一番のメリットは、他の人の仕事の進め方を見たり、他の人の会話が聞こえてきたりすることで、業務や組織について様々なことを自然に学べる点です。現在のような状況でこの点を補うのは非常に難しいですが、各チームの組織図や事業概要を作成し、会社についてより深く知ってもらうための代用ツールとして活用しています。

グラント・ハブグッドは、"組織の全員が、現在の予期せぬ状況に対して非常に落ち着いて、また大いなる責任感を持って対処してくれたことに、大きな喜びと誇りを感じています。"と述べています。   

オンボーディング についてのさらなるヒントはこちらの記事でもまとめていますので、あわせてご覧ください。Computer Futuresの最新情報はLinkedInページでも配信しています。このトピックについてもっと知りたい方は、以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。 

 

スキルや経験を活かした転職をお考えですか?または高いスキルを持つ人材をお探しですか?Computer Futuresにお任せください。

このフォームを送信することで、弊社のプライバシーポリシーに沿って個人データが取り扱われることに同意したものとみなします。


新型コロナウイルス関連情報ページへ戻る